Selbstständige haben meist keine monatliche Gehaltsabrechnung. Je nach Anlass dienen der Einkommensteuerbescheid, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als Einkommensnachweis. Welche Unterlagen genügen, entscheidet der Empfänger, etwa ein Vermieter, eine Bank oder eine Behörde.
Der Umsatz zeigt die Einnahmen des Betriebs. Bei vielen Prüfungen zählt der Gewinn: die Einnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben. Kläre daher zuerst, was genau geprüft wird.
Einkommensnachweise für Selbstständige
Die Unterlagen zeigen, was in unterschiedlichen Zeiträumen passiert ist. Der Steuerbescheid belegt abgeschlossene Steuerjahre. Eine aktuelle BWA zeigt die jüngere Geschäftsentwicklung. Kontoauszüge können Zahlungseingänge ergänzen, ersetzen aber nicht automatisch eine Gewinnermittlung.
| Unterlage | Was sie belegt | Was sie nicht allein zeigt |
|---|---|---|
| Einkommensteuerbescheid | Steuerlich festgestellte Werte für ein abgeschlossenes Jahr | Wie sich das Geschäft seitdem entwickelt hat |
| EÜR oder Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung | Wie der jährliche Gewinn ermittelt wurde | Ob die Zahlen aktuell oder für den Empfänger ausreichend sind |
| BWA | Eine betriebswirtschaftliche Übersicht über einen jüngeren Zeitraum | Einen amtlich festgestellten Jahresgewinn |
| Kontoauszüge | Tatsächliche Zahlungseingänge und laufende Belastungen | Den Gewinn oder die dauerhafte private Zahlungsfähigkeit |
| Prognose oder Geschäftsentwicklung | Erwartete Einnahmen und Ausgaben, etwa bei einer Gründung | Abgeschlossene Geschäftsergebnisse |
Bei einer EÜR berechnet die selbstständige Person den Gewinn grundsätzlich aus Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben. Unternehmen, die bilanzieren, weisen ihren Gewinn über Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aus. Welche Form passt, hängt unter anderem von der Buchführung des Betriebs ab.
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Eine BWA ergänzt ältere Steuerunterlagen um Zahlen aus einem jüngeren Zeitraum. Sie ist aber kein Steuerbescheid. Je nach Datenstand enthält sie vorläufige Zahlen. Wenn der Empfänger beides verlangt, reiche die BWA zusammen mit den abgeschlossenen Jahresunterlagen ein.
Umsatz ist nicht Einkommen
Ein hoher Umsatz bedeutet nicht automatisch, dass der selbstständigen Person ein entsprechend hoher Betrag zur Verfügung steht. Davon gehen betriebliche Ausgaben ab. Hinzu kommen private Belastungen, die für die Einschätzung der Zahlungsfähigkeit ebenfalls eine Rolle spielen können.
Lege für den Nachweis die passende Gewinnermittlung bei und zeige Zahlungseingänge. Erkläre bei Bedarf, welche Ausgaben oder Schwankungen die Zahlen beeinflussen. Ein Kontoauszug kann einzelne Einnahmen bestätigen, belegt für sich genommen aber weder den Jahresgewinn noch ein stabiles Einkommen.
Einkommensnachweis je nach Anlass
Bei einer Wohnungsbewerbung
Vermieter verlangen von Selbstständigen nicht alle dieselben Unterlagen. Steuerbescheide und eine BWA können die Einkommenslage nachvollziehbar machen. Ob eine selbst erstellte EÜR genügt, wird unterschiedlich gehandhabt.
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Für die Datenschutzkonferenz kommt es bei Mietbewerbungen auf den Zeitpunkt an: Bei einer bloßen Besichtigung sind Fragen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen in der Regel nicht erforderlich. Wird eine Person als künftige Mietpartei ausgewählt, können Einkommensnachweise unmittelbar vor Vertragsabschluss relevant werden. Nicht erforderliche Angaben in Unterlagen dürfen geschwärzt werden. Frage am besten nach, welche Nachweise konkret benötigt werden, bevor du umfangreiche Finanzunterlagen verschickst.
Bei einem Kredit oder einer Immobilienfinanzierung
Banken und Förderstellen legen eigene Unterlagenanforderungen fest. Eine Checkliste der Investitionsbank Berlin verlangt zum Beispiel Steuerbescheide und Gewinnermittlungen aus den letzten drei Jahren sowie eine aktuelle BWA. Das ist eine Vorgabe dieser Stelle und gilt nicht automatisch für andere Banken.
Prüfe deshalb die Liste des konkreten Kreditgebers. Bei einer Finanzierung zählt neben dem Einkommen auch, welche Ausgaben und bestehenden Verpflichtungen in die Haushaltsrechnung eingehen. Auch wenn du die Unterlagen einreichst, wird dadurch weder ein bestimmtes Einkommen anerkannt noch der Kredit bewilligt.
Bei Behördenleistungen
Behörden können das Einkommen nach eigenen Regeln berechnen. Bei bestimmten Leistungen verlangt die zuständige Stelle zunächst eine vorläufige Einschätzung von Einnahmen und Ausgaben im Formular Anlage EKS. Nach dem Bewilligungszeitraum weist die selbstständige Person die tatsächlichen Werte abschließend nach. Diese Berechnung muss nicht der steuerlichen Gewinnermittlung für ein Kalenderjahr entsprechen.
Verwende für solche Anträge die Formulare und Hinweise der zuständigen Behörde. Ein Steuerbescheid allein reicht für die jeweilige Leistung nicht immer aus.
Bei der Krankenversicherung
Für Einkünfte aus Selbstständigkeit verlangt die Techniker Krankenkasse grundsätzlich den aktuellen Einkommensteuerbescheid. Fehlt dieser oder bildet er wesentliche Einkünfte nicht ab, können andere Belege verlangt werden. Die TK berücksichtigt auch das voraussichtliche Einkommen der kommenden zwölf Monate. Andere Krankenkassen können eigene Abläufe und Anforderungen haben.
Wie viele Jahre solltest du vorlegen?
Eine bundesweit einheitliche Zahl an Jahren gibt es nicht. Allgemeine Hinweise nennen Steuerbescheide aus einem bis drei abgeschlossenen Jahren. Einzelne Finanzierungs- und Förderstellen verlangen drei abgeschlossene Jahre und zusätzlich aktuelle Zahlen.
Bei länger bestehender Selbstständigkeit ist es daher sinnvoll, mehrere abgeschlossene Jahre bereitzuhalten und durch eine aktuelle BWA zu ergänzen. Entscheidend bleibt die konkrete Anforderung des Empfängers. Reiche nicht vorsorglich mehr ein, als benötigt wird, und frage bei unklaren Vorgaben nach.
Bei Gründung und schwankendem Einkommen
Bei einer Neugründung fehlen oft Steuerbescheide aus abgeschlossenen Jahren. Dann kannst du aktuelle Übersichten zu Einnahmen und Ausgaben, eine BWA oder eine nachvollziehbare Prognose einreichen. Die Prognose sollte erklären, worauf sie beruht, zum Beispiel auf bereits erzielten Einnahmen oder bestehenden Aufträgen. Sie ersetzt jedoch keine abgeschlossenen Jahreszahlen, wenn diese verlangt werden.
Bei saisonalen oder stark schwankenden Geschäften zeigt ein einzelner guter Monat oft kein typisches Bild. Ergänze ihn durch längere Zeiträume und erkläre ungewöhnliche Ausschläge. Für bestimmte behördliche Berechnungen kann ein Zeitraum von zwölf Monaten relevant sein. Daraus folgt keine allgemeine Zwölfmonats-Pflicht für Vermietungen oder Kredite.
Beziehen angestellte Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer einer GmbH ein Gehalt, können sie dafür Gehaltsabrechnungen vorlegen. Dieser Nachweis unterscheidet sich von der Gewinnermittlung einer selbstständigen Einzelperson.
Unterlagen sicher einreichen
Schicke nur Dokumente, die zum gefragten Zweck passen. Frage vorab, ob der Empfänger einen Steuerbescheid oder eine EÜR benötigt. Kläre auch, ob eine BWA oder eine Kombination verlangt wird. Bei Kontoauszügen solltest du nicht erforderliche Angaben schwärzen, sofern der Empfänger die ungeschwärzten Informationen nicht berechtigt benötigt. Bewahre außerdem eine Kopie der eingereichten Unterlagen auf.
