Wenn Freiberufler eine Wohnung mieten, einen Kredit beantragen oder ihr Einkommen für die Krankenversicherung nachweisen, brauchen sie oft andere Unterlagen als Angestellte. Eine einheitliche Einkommensbescheinigung für ganz Deutschland gibt es nicht. Welche Nachweise gelten, entscheidet die Stelle, die danach fragt.
Zu den häufig verlangten Nachweisen gehören der Einkommensteuerbescheid, die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Diese Unterlagen zeigen unterschiedliche Zeiträume und Werte. Umsatz, Gewinn und das Geld, das nach Steuern und Ausgaben privat übrig bleibt, sind nicht dasselbe.
Welche Unterlagen belegen das Einkommen?
Der Einkommensteuerbescheid zeigt, wie das Finanzamt die Einkünfte für ein abgeschlossenes Steuerjahr festgestellt hat. Er ist ein offizieller Rückblick, sagt aber nicht, ob die Einnahmen heute noch gleich hoch sind.
Die EÜR zeigt, wie ein Freiberufler seinen Gewinn berechnet. Nach § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes kann er dafür grundsätzlich seine Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberstellen. Die EÜR belegt den betrieblichen Gewinn, aber nicht automatisch das Geld, das dem Haushalt zur Verfügung steht.
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Eine BWA zeigt die wirtschaftliche Entwicklung eines Betriebs für einen laufenden Zeitraum. Sie enthält oft neuere Zahlen als ein Steuerbescheid für ein zurückliegendes Steuerjahr. Welche Form und welchen Zeitraum eine Stelle akzeptiert, entscheidet der jeweilige Empfänger. Manche Kreditgeber verlangen zusätzlich eine SuSa. Das ist eine Liste mit Summen und Salden aus der Buchführung.
Kontoauszüge, Rechnungen und Kundenverträge können zusätzlich Zahlungseingänge oder laufende Aufträge belegen. Sie ersetzen aber nicht automatisch den Steuerbescheid, die EÜR oder die BWA. Fragen Sie vorher, ob die Stelle diese Unterlagen berücksichtigt.
| Nachweis | Was er zeigt | Grenze |
|---|---|---|
| Einkommensteuerbescheid | Festgesetzte Einkünfte eines vergangenen Steuerjahres | Belegt nicht die aktuelle Entwicklung |
| EÜR | Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben | Zeigt nicht das gesamte private verfügbare Einkommen |
| BWA | Aktuelle betriebliche Zahlen für einen bestimmten Zeitraum | Wird nicht überall als Ersatz für einen Steuerbescheid akzeptiert |
| Kontoauszüge, Rechnungen oder Verträge | Zahlungseingänge oder vereinbarte Aufträge | Eignen sich meist nur als ergänzende Belege |
Umsatz und Gewinn unterscheiden
Der Umsatz umfasst die betrieblichen Einnahmen, zum Beispiel die Rechnungsbeträge für erbrachte Leistungen. Für den Gewinn werden davon die Betriebsausgaben abgezogen. Hat ein Freiberufler hohe Kosten für Büro, Material oder berufliche Dienstleistungen, ist sein Gewinn niedriger als sein Umsatz.
Auch der Gewinn zeigt nicht, wie viel Geld monatlich privat übrig bleibt. Davon gehen noch Steuern, Krankenversicherungsbeiträge und persönliche Ausgaben ab. Aus einer EÜR allein lässt sich nicht ableiten, wie viel jemand für Miete oder Kreditraten einplanen kann.
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Bei einem Kredit zählt nicht allein der Umsatz auf den Rechnungen. Die Bank prüft, welche Einkünfte sie anerkennt und welche laufenden Zahlungsverpflichtungen bestehen. Bereiten Sie die verlangten Nachweise vor. Rechnen Sie Ihre privaten Einnahmen und Ausgaben getrennt davon durch.
Was Vermieter verlangen
Ein Ratgeber des Bundesbauministeriums nennt den letzten Einkommensteuerbescheid als möglichen Einkommensnachweis für eine Wohnungsbewerbung. Daraus folgt keine verbindliche Unterlagenliste für Freiberufler in ganz Deutschland.
Fragen Sie Vermieter oder Wohnungsverwaltung, ob sie zusätzlich eine aktuelle EÜR oder BWA sehen möchten. Wenn der jüngste Steuerbescheid bereits mehrere Monate oder länger zurückliegt, können aktuelle Geschäftszahlen die Entwicklung ergänzen. Reichen Sie bei einer Wohnungsbewerbung Kopien statt Originalen ein.
Welche Nachweise Banken fordern
Welche Unterlagen Kreditgeber verlangen, hängt vom Kredit und vom Einzelfall ab. Auch veröffentlichte Beispiele zeigen unterschiedliche Anforderungen. Die Sparkasse nennt für Selbstständige unter anderem Steuerbescheide und Gewinnermittlungen aus den vergangenen drei Jahren sowie gegebenenfalls eine aktuelle BWA. Die GLS Bank verlangt nach eigenen Angaben bei privaten Kreditanfragen von Freiberuflern die letzten beiden Gewinnermittlungen und eine aktuelle BWA mit Summen- und Saldenliste. Für ihr Kreditangebot nennt die easybank Steuerbescheide aus den vergangenen drei Jahren und mindestens drei Jahre Selbstständigkeit als Voraussetzung.
Die Beispiele gelten nur für die jeweils beschriebenen Angebote und Abläufe und sind keine allgemeine Regel für alle Banken. Fragen Sie den Kreditgeber, für welche Jahre und Zeiträume er Unterlagen verlangt und welche Dokumente er akzeptiert. Fehlt ein Steuerbescheid, fragen Sie, ob eine aktuelle BWA oder EÜR ihn ergänzen oder vorläufig ersetzen kann.
Setzen Sie für Ihre Haushaltsrechnung nicht einfach den Umsatz als monatliches Einkommen an. Für die Kreditrate zählt, was nach betrieblichen Kosten, Steuern, Versicherungsbeiträgen und privaten Fixkosten übrig bleibt. Der jeweilige Anbieter entscheidet nach seiner Prüfung über den Kredit.
Wenn der Steuerbescheid fehlt
Wer gerade erst freiberuflich angefangen hat, hat noch keinen Steuerbescheid für ein abgeschlossenes Jahr. Fragen Sie die Stelle, welche aktuellen Unterlagen sie stattdessen prüft. Eine EÜR oder BWA zeigt die laufende Geschäftsentwicklung. Ob die Stelle sie akzeptiert, entscheidet der jeweilige Empfänger.
Für einen privaten Kredit verlangen manche Anbieter Unterlagen aus mehreren Jahren oder eine bestimmte Dauer der Selbstständigkeit. Eine BWA allein bedeutet deshalb nicht, dass der Kreditgeber sie als Einkommensnachweis akzeptiert. Bei der Techniker Krankenkasse gilt ein eigenes Verfahren: Für die Festsetzung der Beiträge dient grundsätzlich der Einkommensteuerbescheid als Nachweis. Fehlt er, kann die Krankenkasse eine BWA oder vergleichbare Unterlagen als Grundlage heranziehen. Für Gründer ist dort zunächst auch eine Schätzung vorgesehen. Diese Regeln gelten nur für das Verfahren der TK, nicht für Vermieter oder Banken.
Einkommensnachweise zusammenstellen
Fragen Sie zuerst, welche Unterlagen und Zeiträume gebraucht werden und ob Kopien oder bestimmte Auswertungen nötig sind. So vermeiden Sie, vorsorglich beliebige Dokumente einzureichen. Legen Sie den jüngsten Steuerbescheid und die dazugehörige Gewinnermittlung bereit, sofern Sie beides haben. Ergänzen Sie aktuelle Zahlen, wenn die Stelle danach fragt oder der letzte Bescheid Ihre heutige Lage nicht zeigt.
Klären Sie vorher, ob die Stelle Rechnungen, Kontoauszüge oder Kundenverträge berücksichtigt. Diese Unterlagen können Angaben im Steuerbescheid, in der EÜR oder in der BWA ergänzen. Sie belegen aber nicht immer den anerkannten Gewinn oder das Geld, das Ihnen privat zur Verfügung steht.
